Coordonnateur.trice des services à la clientèle

Coordonnateur.trice des services à la clientèle

Véloroute des Bleuets

1692 Avenue du Pont N, Alma, QC G8B 5G3

Description du poste :

La personne en poste assure la révision et la mise en forme de documents, le secrétariat et l’accueil des visiteurs. Elle assiste la directrice générale adjointe et la coordonnatrice à la commercialisation. Elle est responsable de la supervision des opérations des Maisons du vélo, de la Vélomobile Desjardins et de la navette de bagages.

Tâches :

ACCUEIL

  • Répondre au téléphone, filtrer et acheminer les appels (en été : support par les étudiants);
  • Fournir des renseignements d’ordre général au téléphone et de personne à personne;
  • Répondre aux demandes touristiques par courriel;
  • Recevoir les visiteurs au besoin pour communiquer de l’information et/ou vendre des articles promotionnels;
  • Mettre à jour annuellement une liste des réponses aux questions fréquemment posées relatives aux services offerts par la corporation et ses partenaires. Préparer la mise en forme du document et vérifier l’orthographe. Le contenu est rédigé par la coordonnatrice à la commercialisation. L’agent.e doit alimenter la coordonnatrice à la commercialisation des différentes questions posées afin d’y répondre adéquatement;
  • Récupération du courrier;
  • Gestion des poubelles bleues;
  • Désinfection des bureaux et l’espace d’accueil;
  • Gestion des courriels d’absence de l’équipe.

SECRÉTARIAT

  • Corriger les fautes d’orthographe dans ses textes et documents avec une vigilance constante;
  • Préparer l’expédition des lettres et documents aux destinataires;
  • Soutenir la coordonnatrice à la commercialisation en procédant à la mise en forme et à la vérification de l’orthographe;
  • Assurer tout type d’inventaire nécessaire à la bonne marche de la corporation (guide vélo, papeterie, matériel de bureau);
  • Tenir à jour le document informatisé de tous les accès et logiciels utilisés de l’équipe (gestion des accès);
  • Réaliser les commandes de papeterie, fournitures et matériel de bureau nécessaire au fonctionnement – avec validation de la directrice générale adjointe;
  • Acheminer les plaintes au directeur général;
  • Tenir à jour la base de contacts partagés d’Outlook.
  • Supporter le directeur général, la directrice adjointe et la coordonnatrice à la commercialisation dans toutes les activités organisées par la corporation;
  • Soutenir la coordonnatrice à la commercialisation dans la rédaction du rapport annuel et du profil cycliste;
  • Soutenir la directrice adjointe dans les rapports des ventes mensuelles des différentes plates-formes de paiements.

MAISONS DU VÉLO

  • Préparer les pochettes de formation et les cartables pour les Maisons du vélo;
  • Préparer le matériel servant à la formation et aux activités;
  • Donner la formation aux étudiants pour le service de navette de bagages et leur préparer le cartable de procédure;
  • Concevoir et mettre à jour les listes informatiques;
  • Encadrer le personnel des Maisons du vélo et de la Vélomobile Desjardins;
  • Participer à la décoration et à l’aménagement des Maisons du vélo.

SITE WEB ET MÉDIAS SOCIAUX

  • Effectuer les mises à jour du contenu rédigé par la coordonnatrice à la commercialisation;
  • Soutenir la coordonnatrice à la commercialisation dans la mise en forme des contenus;
  • Répondre aux messages en respectant la politique de communication définie par la coordonnatrice à la commercialisation et s’y référer régulièrement pour conserver l’uniformité;
  • Assurer une présentation esthétique de la collection prestige sur la boutique en ligne en bonification constante;
  • Mettre à jour les listes de courriels Mailchimp.

SALONS ET ACTIVITÉS DE REPRÉSENTATION

  • Assurer les démarches administratives et logistiques pour faciliter la participation de la coordonnatrice à la commercialisation et du directeur général aux salons et aux activités de représentation et en informant la comptabilité des différentes dépenses occasionnées.

COLLECTION PRESTIGE ET BOUTIQUE EN LIGNE

  • Supporter la directrice adjointe dans la gestion de l’inventaire des articles promotionnels (physique et boutique en ligne);
  • Préparer et procéder à l’expédition des commandes aux clients;
  • Effectuer les ventes à la Maison du vélo d’Alma avec les clients tout au long de l’année (téléphone & Web également);
  • Supporter la directrice adjointe, pour gérer les ventes de billets l’Auto-vélo sur la boutique en ligne.

NAVETTE DE BAGAGES

  • Assurer la logistique des réservations en collaboration avec le transporteur et les hébergements partenaires;
  • Mettre à jour la page Web de la navette de bagages;
  • Supporter le directeur général dans la préparation des rencontres de début et de fin de saison avec le transporteur;
  • Supporter la coordonnatrice à la commercialisation pour l’envoi aux partenaires d’hébergement des informations relatives au service offert;
  • Vérifier la concordance des factures clients et fournisseurs avec les paiements et services avant présentation à la directrice adjointe ou l’adjointe à la comptabilité;
  • Gérer la compilation des statistiques du nombre de bagages et des hébergements partenaires.

Exigences à l’embauche et compétences requises :

  • Avoir complété une formation en bureautique ou en secrétariat;
  • Cinq ans d’expérience dans un poste similaire;
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit et bon niveau d’expression en anglais parlé et écrit;
  • Connaissance des logiciels Word, Excel et PowerPoint;
  • Habiletés de communication orale et écrite;
  • Aptitudes à établir un bon contact avec la clientèle;
  • Avoir un bon jugement et de la débrouillardise;
  • Aptitudes à travailler en équipe;
  • Diplomatie et capacité de résolution de problèmes;
  • Présentation soignée et tenue vestimentaire conforme aux politiques de notre organisation.

Conditions de travail :

  • Temps complet : 35 heures par semaine;
  • Rémunération selon expérience;
  • Avantages sociaux en vigueur selon les normes de l’organisation.

Connaissance des langues secondes :

  • Langue seconde devant être connue : anglais.
  • Niveau de maîtrise requis : maîtrise fonctionnelle.

Date d’entrée en poste : 2 mai ou selon les disponibilités du candidat.e

Pour appliquer :

Faire parvenir votre curriculum vitae à M. David Lecointre à direction@veloroutedesbleuets.com, pour informations : 418 668-4541 poste 102