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Offres d'emploi

Secrétaire-réceptionniste

Description du poste :

  • Elle assure la révision et la mise en forme des documents, le secrétariat et l’accueil des visiteurs. Elle assiste le directeur général et/ou la coordonnatrice à l’administration.

Tâches

Accueil

  • Répondre au téléphone, filtrer et acheminer les appels;
  • Fournir des renseignements d’ordre général au téléphone et de personne à personne;
  • Recevoir les visiteurs au besoin pour donner de l’information et/ou vendre des articles promotionnels;
  • Mettre à jour annuellement une liste des réponses aux questions fréquemment posées relatives aux services offerts par la corporation et ses partenaires;
  • Préparer la mise en forme du document et vérifier l’orthographe. Le contenu est rédigé par la coordonnatrice à la commercialisation. La secrétaire réceptionniste doit alimenter la coordonnatrice à la commercialisation des différentes questions posées afin d’y répondre adéquatement.

Secrétariat

  • Corriger les fautes d’orthographe dans les textes et documents avec une vigilance constante;
  • Préparer l’expédition des lettres et documents aux destinataires;
  • Soutenir la coordonnatrice à la commercialisation en procédant à la mise en forme et à la vérification de l’orthographe;
  • Tenir à jour ou produire un système adéquat de classement des documents papiers et informatisés de la corporation;
  • Assurer tout type d’inventaire à la bonne marche de la corporation (guides vélo, papeterie, matériel de bureau).

Ambassadeurs et étudiants

  • Préparer les pochettes de formation et les cartables pour Ambassadeurs et pour les Maisons du vélo en support aux différentes responsables;
  • Préparer le matériel servant à la formation et aux activités en support à l’assistante à la direction &chargée des projets spéciaux;
  • Concevoir et mettre à jour les listes informatiques;
  • Planifier et assurer la logistique des rencontres (comité des responsables, formation, mi-saison, fin de saison) en support à l’assistante à la direction & chargée des projets spéciaux.

Support

  • Supporter le directeur général et les bénévoles dans toutes les activités organisées par la corporation;
  • Supporter les collègues à la correction de l’orthographe, à la mise en forme des documents et dans l’ensemble des tâches administratives ;
  • Coordonner les rencontres de coordination afin de procéder à un suivi des décisions précédentes;
  • Soutenir le directeur général et l’assistante à la direction & chargée des projets spéciaux dans la rédaction du rapport annuel et du profil cycliste.

Maison du vélo

  • Participer à la décoration et à l’aménagement de la maison du vélo d’Alma en support à la responsable;
  • Préparer l’expédition des commandes aux clients en support avec la responsable.

Site internet et médias sociaux

  • Effectuer les mises à jour du contenu rédigé par la coordonnatrice à la commercialisation;
  • Soutenir la coordonnatrice à la commercialisation dans la rédaction du contenu et à la vérification de l’orthographe et de la mise en forme;
  • Répondre aux messages en respectant la politique de communication définie par la coordonnatrice à la commercialisation et s’y référer régulièrement pour conserver l’uniformité;
  • Assurer une présentation esthétique de la collection prestige sur la boutique en ligne en bonification constante.

Salons et activités de représentation

  • Assurer les démarches administratives et logistiques pour faciliter la participation de la coordonnatrice à la commercialisation et du directeur général aux salons et aux activités de représentation et en informant la comptabilité des différentes dépenses occasionnées;
  • Toutes autres tâches reliées à l’administration et la bonne gestion de la corporation;
  • Base de données à mettre en place avec gestion des groupes de contacts.

Exigences à l’embauche et compétences requises

  • Avoir complété une formation en bureautique ou en secrétariat;
  • Cinq ans d’expérience dans un poste similaire;
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit et bon niveau d’expression en anglais parlé et écrit;
  • Connaissance des logiciels Word, Excel et PowerPoint;
  • Habiletés de communication orale et écrite;
  • Aptitudes à établir un bon contact avec la clientèle;
  • Avoir un bon jugement et de la débrouillardise;
  • Aptitudes à travailler en équipe;
  • Diplomatie et capacité de résolution de problèmes;
  • Présentation soignée et tenue vestimentaire conforme aux politiques de notre organisation.

Conditions de travail

  • Temps complet : 35 heures par semaine;
  • Rémunération selon expérience;
  • Avantages sociaux en vigueur selon les normes de l’organisation.

Connaissance des langues secondes

  • Langue seconde devant être connue : anglais;
  • Niveau de maîtrise requis : maîtrise fonctionnelle.

Date d'entrée en fonction : 11 mars 2019